Integritetspolicy

 

Bokföringstjänst i Öjebyn AB vet att personlig integritet är viktig för kunder, leverantörer och webbplatsbesökare och målet med denna policy är att på ett tydligt och transparent sätt beskriva hur Bokföringstjänst i Öjebyn AB samlar in, använder, visar, överför och lagrar dina personuppgifter så att du kan känna dig säker på att Bokföringstjänst i Öjebyn AB hanterar dina personuppgifter på ett lagligt och säkert sätt. Bokföringstjänst i Öjebyn AB utför all hantering i enlighet med Dataskyddsförordningen (2016/679) och annan tillämplig integritetslagstiftning.

 

Personuppgiftsansvarig

Bokföringstjänst i Öjebyn AB, org. nr 556900-2404, Yxgatan 3 943 32 Öjebyn och elaine.holm@bokforingstjanst.eu (”Bolaget”), är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter och att sker i enlighet med gällande integritetslagstiftning. Om du har några frågor eller önskar ytterligare information om behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta:

Elaine Holm 070-316 88 18, elaine.holm@bokforingstjanst.eu.

 

Vad är personuppgifter?

En personuppgift är varje uppgift som gör att det går att identifiera en levande fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, adress och personnummer. Men även alla uppgifter som gör en person identifierbar anses vara personuppgifter, det kan t.ex. röra sig om kundnummer, inloggningsuppgifter, bankkontonummer, telefonnummer, fastighetsbeteckningar, registreringsnummer på ett fordon eller foto. Företag och andra juridiska personer anses inte vara personuppgifter, det gäller även om det ingår ett personnamn i bolagsnamnet. Uppgifter som rör personer i ett företag är personuppgifter. Detsamma gäller uppgifter som rör enskilda näringsidkare

 

Hur Bokföringstjänst i Öjebyn AB samlar in uppgifter om dig

Vissa uppgifter anses vara särskilt känsliga personuppgifter, hit hör t.ex. uppgifter om hälsa, religiös åskådning eller fackföreningstillhörighet. Denna typ av uppgifter måste vi kunna hantera eftersom de kan påverka löner, redovisning och skatt. Vi behöver också hantera personnummer i vissa sammanhang för att säkert kunna identifiera en viss person och för rapportering till bl.a. olika myndigheter och försäkringsbolag m.fl. Ekonomiska förhållanden däremot anses inte vara känsliga uppgifter i detta sammanhang.

 

Vilka personuppgifter som behandlas om dig

Beroende på vilka tjänster som vi tillhandahåller till ett kundföretag hanteras olika personuppgifter, även syftet med behandlingen varierar. Vi behandlar enbart personuppgifter för att fullgöra de tjänster som vi ingått avtal om med våra kunder. Därutöver behöver vi hantera vissa personuppgifter får vår utvärdering och administration av uppdragen. Vilka personuppgifter som behandlas beror på vilket uppdrag vi har i det enskilda kunduppdraget, detta beskrivs närmare i det följande.

 

 

Löner, redovisning, skatter och andra ekonomitjänster

När byrån hjälper till med t.ex. redovisning, löner, deklarationer och annan rådgivning behöver personuppgifter hanteras för att kunna fullgöra de tjänster som vi åtagit oss att leverera till våra kundföretag. I dessa fall är byrån personuppgiftsbiträde. Detta innebär att ansvaret för hantering av personuppgifter ligger på kundföretaget och byrån ska följa dess instruktioner när uppdraget fullgörs. Mellan kundföretaget och byrån har ingåtts ett personuppgiftsbiträdesavtal som reglerar respektive parts ansvar och uppgifter vad gäller hantering av personuppgifter. Till detta avtal finns instruktioner som anger vilka hur personuppgifterna hanteras. De olika tjänsterna innebär att personuppgifter hanteras för att kunna tillhandahålla följande tjänster:

 

  • Lönetjänster: Bearbetning av tid, frånvaro och utlägg m.m. för att framställa underlag för löneutbetalningar och rapportering till myndigheter och försäkringsbolag m.fl. samt underlag till bokföring.
  • Löpande redovisning: Redovisningstjänster som innefattar behandling av verifikationer och reskontror och hantering av betalningar.
  • Bokslut samt årsredovisningar: Löpande redovisning sammanställs i period- och årsbokslut, budget och analyser och uppföljning av företagets ekonomiska utveckling, innefattande bransch- och konkurrentjämförelser.
  • Skatteärenden: Upprätta eller kontrollera deklarationer, innefattande inkomstdeklarationer inkl. beräkningsbilagor och inkomstdeklarationer för bolagets ägare och dess närstående, skattedeklarationer, arbetsgivardeklarationer och periodiska sammanställningar samt skatteberäkningar.
  • Uppgiftslämnande: registreringsärenden och statistik till försäkringsbolag inkl. Fora, Bolagsverket, Skatteverket, Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, SCB och andra myndigheter.
  • Ge råd i löne-, redovisnings-, skatte- och bolagsrättsliga frågor som föranleds av de uppdrag som byrån åtagit sig.

 

De lagliga grunderna för att hantera personuppgifter är för att fullgöra det avtal som kundföretaget ingått med byrån. Vi hanterar också personuppgifter för att fullgöra de rättsliga förpliktelser som bl.a. framgår av redovisnings- och skattelagstiftning samt arbetsrätt och kollektivavtal.

 

 

Byråns egen administration

Gemensamt för våra uppdrag är att vi måste utvärdera våra kundrelationer. Detta sker för att bl.a. identifiera eventuella intressekonflikter samt säkerställa att vi kan uppfylla etiska krav på opartiskhet. Enligt lagen (2017:630) om åtgärder mot penning-tvätt och finansiering av terrorism måste vi göra en riskbedömning av alla kunder och uppdrag. För dessa ändamål måste vi hantera personuppgifter om ett företags företrädare, ägare och närstående till dessa. Vi kan också behöva hantera personuppgifter inom ramen för kvalitetskontroller av utfört arbete samt för att hantera eventuella krav eller klagomål. Hantering av personuppgifter för detta ändamål grundas på en rättslig förpliktelse och byråns berättigade intresse att kunna uppfylla professionella krav.

 

 

 

Därutöver behöver vi hantera personuppgifter för att kunna planera och administrera uppdragen, i detta ingår t.ex. att planera när och på vilket sätt uppdraget ska utföras samt redovisa vilka uppdrag som utförs som grund för vår dokumentation över utfört arbete och som underlag för fakturering och byråns egen redovisning m.m. Vi hanterar även inloggningsuppgifter när användare hos kundföretag har tillgång till olika system och lagringsutrymmen. Personuppgifter används även för att kunna sända nyhetsbrev om aktuella lagstiftningsfrågor. Grunden för att hantera personuppgifter är för att fullgöra det avtal som ingåtts mellan kundföretaget och byrån. Dokumentationskrav styrs av rättsliga förpliktelser som regleras i myndighetsföreskrifter och professionella standarder. I övrigt grundas byråns hantering av personuppgifter på det berättigade intresset för att kunna fullgöra och följa upp uppdragen  

 

 

 

 

 

Vilka ändamål dina personuppgifter behandlas för

Behandling av dina personuppgifter sker för följande ändamål:

  • för att kunna tillhandahålla, utföra och förbättra våra tjänster till dig
  • för att kunna fullgöra våra förpliktelser enligt gällande lag och förordningar, t.ex. gällande redovisning, bokslut, deklarationer, löner och rådgivning samt övrigt som vi har överenskommit om
  • för att kunna kommunicera med dig

 

 

 

Vilken rättslig grund behandlingen stöds på

De lagliga grunderna för att hantera personuppgifter är för att fullgöra det avtal som kundföretaget ingått med byrån. Vi hanterar också personuppgifter för att fullgöra de rättsliga förpliktelser som bl.a. framgår av redovisnings- och skattelagstiftning samt arbetsrätt och kollektivavtal. Grunden för hantering av personuppgifter är således rättslig förpliktelse och avtal.

 

Vilka som kan komma att få tillgång till dina personuppgifter

Bolagets utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part. I vissa situationer kommer det dock vara nödvändigt, bl.a. kan de komma att lämnas ut till de leverantörer som Bolaget samarbetar med för att de ska kunna utföra de tjänster som Bokföringstjänst i Öjebyn AB är beroende av för att kunna driva vår verksamhet och tillhandahålla våra tjänster till dig.

  • Leverantörer, både inom och utanför EU/EES, som t ex tillhandahåller IT-tjänster, program-varor och andra tjänster när det är nödvändigt för de tjänster som vi beskrivit ovan.
  • Leverantörer för byråns egen administration av uppdragen, t.ex. redovisning, tid- och utläggshantering, fakturahantering, eventuella krav och kreditupplysningar för byråns räkning.
  • Redovisningskonsulter och andra rådgivare och leverantörer som kunden anlitar när det ingår i byråns uppdrag att lämna ut eller hämta in information från dessa.
  • Banker, försäkringsbolag eller myndigheter för att fullgöra uppgiftslämnande eller tillhandahålla tjänster som beskrivits ovan.
  • Annan som anlitas av byrån i syfte att kontrollera eller upprätthålla etiska krav, utföra kvalitetskontroller och hantera eventuella krav och reklamationer samt tillvarata byråns rättsliga intressen.
  • Andra mottagare när det följer av lagkrav, annan författning eller myndighetsbeslut.

 

Mottagare som hanterar personuppgifter för byråns räkning ingås ett personuppgiftsbiträdesavtal med oss i syfte att vi ska kunna säkerställa att personuppgifter hanteras på ett korrekt och säkert sätt. Normalt använder vi endast leverantörer i Sverige eller inom EU/EES-området. Om vi eller våra leverantörer använder underleverantörer som hanterar personuppgifter för vår räkning utanför EU/EES, vidtar vi särskilda skyddsåtgärder, t ex tecknar avtal som inkluderar de standardiserade modellklausuler för dataöverföring som antagits av EU-kommissionen och som finns tillgängliga på EU-kommissionens webbplats.

När personuppgifter delas med en mottagare som är självständigt personuppgiftsansvarig, t ex en bank, ett försäkringsbolag eller en myndighet, gäller mottagarens integritetspolicy och information om personuppgiftshantering. 

 

 

 

 

 

 

Hur länge Bokföringstjänst i Öjebyn AB sparar dina personuppgifter

Personuppgifter kommer inte att lagras under längre tid än vad som är nödvändigt. Byrån lagrar normalt personuppgifter som hanterats i olika uppdrag som byrån tillhandahåller i upp till 10 år efter utgången av det räkenskapsår när vi behandlat dem. Grunden för lagring är de rättsliga och professionella standarder som vi arbetar efter. Personuppgifter i byråns egen redovisning lagras till utgången av det kalenderår som inträffar sju år efter utgången av bolagets räkenskapsår, vilket är enligt bokföringslagens regler.

Efter lagringstiden gallras uppgifterna bort eller anonymiseras. Personuppgifter lagras också i byråns system för säkerhetskopiering (Back-up). Säkerhetskopior kan innefatta uppgifter som gallrats bort eller anonymiserats, i de undantagsfall när återställning av filer sker från en säkerhetskopia kommer radering eller anonymisering att ske av de återställda filerna som tidigare gallrats bort eller anonymiserats.

 

Dina rättigheter

Enligt Dataskyddsförordningen och svensk lag har du följande rättigheter som du kan utkräva av Bolaget.

 

  • Tillgång till dina personuppgifter – du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter och ett utdrag över vilka uppgifter som behandlas. Rätten till utdrag av personuppgifter omfattar dock inte minnesanteckningar i form av dokumentation eller uppgifter som omfattas av sekretess.
  • Begära rättelse – du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Uppgifter som ingår i vår uppdragsdokumentation får dock i flertalet fall enligt professionella regler inte ändras i efterhand. Av detta skäl är det inte alltid möjligt att tillmötesgå ett önskemål om att rätta uppgifter.
  • Begära att raderas – du har rätt att under vissa omständigheter få dina uppgifter borttagna. Uppgifter som ingår i vår uppdragsdokumentation måste dock bevaras och får inte raderas inom den lagringstid som angivits ovan.
  • Invända mot behandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse och mot behandling för direktmarknadsföring – du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter eller att behandlingen begränsas
  • Rätt till dataportabilitet – du har rätt att kräva att personuppgifter flyttas från oss till ett annat företag, myndighet eller organisation. Denna rättighet är begränsad till uppgifter som du själv tillhandahållit oss och där den rättsliga grunden för vår hantering är samtycke eller avtal där den registrerade är part.

 

Varje begäran om åtkomst, rättelse eller radering måste göras skriftligen till den kontaktadress till byrån som anges under kontaktuppgifter på denna hemsida.

Ändringar i integritetspolicyn

Bokföringstjänst i Öjebyn AB håller denna integritetspolicy ständigt uppdaterad och uppdateringar i integritetspolicyn kommer att finnas tillgänglig på denna webbsida. Denna integritetspolicy uppdaterades senast den 2018-05-24.

 

 

Klagomål

Bokföringstjänst i Öjebyn AB strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter på ett lagligt och säkert sätt i enlighet med gällande lagstiftning.
Om du har frågor eller synpunkter gällande vår behandling av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta Elaine Holm 070-316 88 18 eller via e-post elaine.holm@bokforingstjanst.eu. Anser du att Bokföringstjänst i Öjebyn AB behandlar dina personuppgifter i strid med gällande lagstiftning kan du lämna in ett klagomål till Datainspektionen.
Läs mer om hur du lämnar klagomål till Datainspektionen på www.datainspektionen.se.